Как оптимизировать расходы на ИТ: закупки в цифровую эпоху 2025 года
1. Почему ИТ-закупки важны для малого и среднего бизнеса МСП?
Малый и средний бизнес (МСП) — это особая категория клиентов. У них ограниченный бюджет, но высокая потребность в цифровизации. Они хотят выйти в онлайн, автоматизировать процессы, защитить данные и быть конкурентоспособными — всё это за минимальные деньги. Поэтому ИТ-закупки здесь — не просто покупка техники или подписки. Это инструмент роста, повышения эффективности и снижения операционных издержек.
2. Как подойти к ИТ-бюджетированию правильно?
Перед тем как закупать, важно понять: что нужно компании, а что — красивая, но бесполезная игрушка. Мы всегда начинаем с анализа текущего состояния: какие системы уже есть, где пробелы, какова нагрузка на IT, какие цели хочет достичь бизнес. Это помогает формировать бюджет не по принципу "что можно купить", а по принципу "что поможет расти".
Примеры разных бюджетных стратегий:
▌А. Стратегия "Лифта"
Подходит компаниям, которые только начинают свой путь к цифровизации. Основной фокус — базовая автоматизация: электронный документооборот, облачное хранение данных, простой CRM. Здесь важно выбрать решения, которые легко внедрить, быстро дадут ROI и не требуют больших затрат на обучение сотрудников. Например, использование готовых SaaS-решений типа Яндекс 360, Flip, Битрикс24.
▌Б. Стратегия "Роста"
Компании, уже имеющие ИТ-инфраструктуру, но желающие масштабироваться. Здесь нужен переход от точечных решений к более комплексным системам. Например, внедрение ERP-системы, автоматизация складского учёта, интеграция CRM с call-центром. Важно выбирать решения с модульной архитектурой, чтобы можно было расширять функционал по мере роста бизнеса. Бюджет здесь уже выше, но инвестиции окупаются за счёт увеличения производительности и снижения ошибок.
▌В. Стратегия "Выживания"
Иногда бизнес находится в сложной ситуации: устаревшие системы, частые сбои, высокая текучка специалистов. Здесь задача — минимизировать риски и сохранить то, что есть. Выбираются решения с минимальной стоимостью владения (TCO), например, открытые системы (open source), облачные сервисы вместо локальных серверов, аутсорсинг ИТ-поддержки.
3. Как получить максимальную функциональность за минимальные деньги: 4 лайфхака
Вот несколько практических советов, которые мы рекомендуем нашим клиентам из малого и среднего бизнеса.
▌Лайфхак 1: Используйте облака, а не серверы
Один из самых популярных способов сэкономить — отказаться от собственных серверов. Облачные решения (например, Selectel, Яндекс.Облако, Ростелеком ЦОД) позволяют платить только за то, что используете. Нет необходимости покупать оборудование, содержать ИТ-отдел, тратиться на обслуживание и электроэнергию. Плюс — автоматические обновления, масштабируемость и доступность из любой точки мира.
▌Лайфхак 2: Выбирайте модульные и open-source решения
Не стремитесь сразу покупать дорогостоящие коробочные решения. Часто те же функции можно реализовать через комбинацию open-source продуктов. Например, для управления проектами — OpenProject, для бухгалтерии — файловая 1С Бухгалтерия, для CRM — Битрикс24 или AmoCRM, а для работы с нейросетями – QWEN или DeepSeek. Такие системы дешевле, гибко настраиваются и имеют активное сообщество.
▌Лайфхак 3: Не забывайте о freemium и подписках
Freemium-модель — отличный способ протестировать продукт перед покупкой. Например, Битрикс24, VK WorkSpace, YouGile предоставляют бесплатные версии с достаточным набором функций для небольшого бизнеса. Подписка на малых задачах часто выгоднее разовой покупки, так как включает обновления, поддержку и возможность масштабирования.
▌Лайфхак 4: Аутсорсинг ИТ вместо найма команды
Если у вас нет штатного ИТ-специалиста, рассмотрите вариант сотрудничества с внешним провайдером. Это позволяет получать качественную поддержку без расходов на зарплаты, обучение и оборудование, без рисков на болезни и отпуска. Особенно актуально для компаний с численностью до 50 человек.
4. Как не попасть в капкан при it закупках?
Часто мы видим, как бизнес заказывает "то, что посоветовали друзья" или "самое дешёвое". Но это может привести к проблемам:
● Скрытые расходы на интеграцию и настройку.
● Несоответствие функционала реальным потребностям.
● Зависимость от одного поставщика.
● Риск потери данных или нарушение законодательства (например, по КИИ или по ПДн).
Поэтому ключевой принцип — не гоняться за ценой, а искать ценность. Перед закупкой:
● Составьте чек-лист требований.
● Проверьте отзывы и кейсы других пользователей.
● Посчитайте TCO (Total Cost of Ownership).
● Оцените уровень поддержки и возможность масштабирования.
- Планируйте закупки заранее и создайте закупочный комитет, чтобы избежать импульсивных трат
5. Заключение: ИТ-закупки — это искусство
В заключение хочу сказать: ИТ-закупки — это не про кликнуть «купить», а про принятие осознанных решений. Это когда ты знаешь, что тебе нужно, понимаешь, зачем это нужно, и выбираешь наиболее эффективный путь достижения. Поэтому решить качественно данную задачу сможет только грамотный профессионал в цифровых технологиях, а не бухгалтер или финансист, какими бы крутыми они не были в своих областях.
Для малого и среднего бизнеса ИТ — это не роскошь, а необходимость. И если подходить к закупкам грамотно, даже с ограниченным бюджетом можно добиться большого результата. Главное — работать с головой, а не с кошельком.
Запишитесь на консультацию по ИТ-консалтингу — и давайте сделаем ваш бизнес надежным и безопасным.
Переходите на сайт агентства — там вас ждут кейсы, которые уже работают, и стратегии, которые выстроят ваш путь к росту.
О технологиях, кибербезопасности и о том, как компаниям повысить свою эффективность. Подписывайся!